3 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

О порядке учета и списания горюче-смазочных материалов

О порядке учета и списания горюче-смазочных материалов

Каждая организация, деятельность которой связана с эксплуатацией транспортных средств, нуждается в грамотном учете ГСМ по путевым листам. Под ГСМ понимаются любые виды топлива, смазочных материалов и специальных жидкостей. Учет нужен для наведения порядка и контроля расхода материальных ресурсов, в том числе для контроля расхода бензина и дизельного топлива.

 Учет и списания горюче-смазочных материалов

О путевом листе: что это и зачем

Путевой лист является первичным документом, в котором указывается пробег автомобиля. На основе данного документа определяется расход бензина. Если деятельность организации связана с использованием транспортных средств, они обязаны применять форму листа с реквизитами, установленными приказом Минтранса. Если автомобиль используется компанией для производственных и управленческих нужд, может разрабатываться путевой лист в соответствии с требованиями ФЗ «О бухгалтерском учете».

Регистрация путевых листов выполняется в специальном журнале, причем учет путевых листов тесно связан с ГСМ. Если организация по роду деятельности не связана с транспортом, она может составлять ПЛ с нужной ей регулярностью, главное – своевременное подтверждение обоснованности расхода. Путевой лист позволяет:

  • составить официальное подтверждение производственной необходимости расходов,
  • зафиксировать расстояние, пройденное транспортным средством,
  • установить показатели, на основе которых рассчитывается объем использованных ГСМ.

После того, как определяется фактический или нормативный объем использования, рассчитывается сумма к списанию.

Как учитывается расход?

В формах путевого листа есть специальные графы, в которых отражается оборот ГСМ с указанием объема горючего в баке, объема выданного и оставшегося топлива. Несложные вычисления позволяют оценить количество горючего, которое было использовано. Кроме того, в документе отображаются показания спидометра на начало и конец пути для определения количества пройденных транспортным средством километров.

Путевой лист – это основание для расчета фактического и нормативного списания ГСМ. Полученные данные отражаются в бухгалтерском учете. Но в некоторых случаях, например, при заправке бензопил, мотоблоков и любой другой спецтехники, ПЛ не используется. Вместо него составляется акт на списание.

Бухгалтерские и налоговые нюансы

Горюче-смазанные материалы относятся к материально-производственным запасам, поэтому их учет в бухгалтерии ведется по фактической стоимости. ГСМ принимаются к учету в виде чеков АЗС, корешков талонов, которые прилагаются к авансовому расчету. Если водитель покупал топливо по топливной карте

, учет ведется на основании отчета, составленного и предоставленного компанией-эмитентом карты. Списание осуществляется чаще всего по средней себестоимости.

С точки зрения налогового учета списание ГСМ представляет собой более сложный процесс:

  • ГСМ могут учитываться в составе материальных и прочих расходов. Если организация занимается перевозкой людей, грузов, то ГСМ относятся к материальным затратам. Если же транспортные средства используются компанией как служебные, то горюче-смазочные материалы относят к прочим расходам;
  • Второй момент касается нормирования расходов на списание: в налоговом учете ГСМ принимаются по фактическому использованию и по рассчитанному в соответствии с нормами по количеству объему.

На практике компании могут в индивидуальном порядке разрабатывать и утверждать нормы расхода топлива.

В Налоговом кодексе РФ указывается:

  • если организацией самостоятельно установлены нормы списания ГСМ, и она их превысила, но учла в налоговом вычете как сумму сверхнормативного использования топлива, инспекцией данная сумма может быть не признана расходом;
  • если автомобиль нужен компании как служебное транспортное средство, то расходы на учет ГСМ признаются как прочие расходы. Их величина равна суммам, которые фиксируются в бухгалтерском учете.

Подводя итоги, можно сказать следующее. ГСМ являются существенной статьей расходов во многих организациях. И очень важно, чтобы бухгалтеры умели вести учет топлива и обосновывать эти расходы. Определить количество использованных ГСМ проще всего с помощью путевых листов.

Читайте так же:
Что такое торцовочная пила

Компенсация ГСМ: что это такое, кому и как ее выплачивают

Оплата ГСМ — это возмещение расходов на покупку топлива и смазочных материалов в случае использования работником личного транспорта в служебных целях. Но существуют нюансы, как правильно документально оформить выплаты и как отразить их в учете.

О чем идет речь

Горюче-смазочные материалы (ГСМ) в организациях, использующих автопарк, требуют не только учета, но и своевременной оплаты, особенно если речь идет об использовании сотрудниками в интересах компании собственного автотранспорта. Чтобы разобраться, что такое компенсация ГСМ и как ее рассчитывать, обратимся к статье 188 ТК РФ. В ней указано, что обязанность работодателя — заплатить сотруднику за пользование личным автомобилем, оплатить износ и расходы, связанные с его использованием, в том числе на бензин (иной вид топлива), специальные смазки и жидкости.

ТК РФ не дает более подробное определение, что такое оплата ГСМ. Но из других нормативных актов следует, что при использовании личного транспорта работник вправе получать отдельно возмещение расходов за приобретенное топливо и смазки, и отдельно — суммы (издержки) за использование собственного транспортного средства.

В какой сумме устанавливают компенсации сотруднику

Размер возмещения сотруднику за личное авто не регламентирован на законодательном уровне. Статья 188 ТК РФ указывает, что условия о компенсации за использование транспорта стороны трудового договора согласовывают самостоятельно. Договориться следует:

  • о выплатах за эксплуатацию транспорта в служебных целях;
  • обязанности платить за амортизацию транспортного средства;
  • издержках на покупку топлива и иных материалов;
  • суммах возмещения на ремонт, который потребовался в результате использования личного имущества в рабочее время.

По первой и второй позициям целесообразно установить платежи в фиксированном размере, но в законодательстве не прописана такая обязанность сторон.

Расходы на ГСМ и ремонт следует компенсировать в фактически понесенных объемах. Дополнительно стоит указать, как работнику подтвердить расходы на топливо и ремонт автомобиля, какие предоставить подтверждающие документы, в каких случаях расчет компенсации ГСМ не ведется и возмещение не положено.

Как оформляют выплаты

Использовать собственное имущество сотрудник вправе с ведома и согласия работодателя. Согласие на работу на личном автотранспортном средстве закрепляют в письменным виде. Договоренность вписывают в трудовой договор сотрудника или допсоглашение к нему. В этом же документе указывают, каким образом осуществляется оплата ГСМ работнику и в каком размере покрывают издержки.

Образец допсоглашения

Поскольку компенсация ГСМ сотрудникам, использующим личный транспорт, выплачивается по факту произведенных расходов, работнику следует доказать издержки на приобретение топлива и ремонт. Для этого потребуются чеки автозаправочных станций, акты ремонтных мастерских, товарные чеки на приобретение запчастей.

А чтобы подтвердить, что транспорт использовался в интересах организации, от работника требуется отчет о поездках. Форма отчета о поездках разрабатывается организацией самостоятельно, утверждается приказом руководителя. Составлять его целесообразно по каждому работнику и по каждому автомобилю отдельным листом. Из отчета должно быть понятно, в какой день, куда и с какой целью ездил сотрудник на личном автомобиле.

Вот образец отчета о поездках для возмещения издержек, учитывая, что в марте сотрудник три раза находился в служебных поездках на личном автотранспорте.

Рекомендуем требовать от работника и заявление на оплату издержек. Поскольку рекомендованных форм нет, его пишут в свободной форме.

от менеджера по рекламе

о выплате компенсации и возмещении расходов, понесенных при использовании личного автомобиля в служебных целях

Я, Полетаев Сергей Владимирович, являюсь менеджером по рекламе и, в соответствии с условиями Дополнительного соглашения от 28.01.2019 № 1 к трудовому договору от 11.11.2019 № 259, положениями должностной инструкции от 27.05.2019 № 13, моя работа носит разъездной характер. Для улучшения качества выполняемой работы мной в служебных целях эксплуатируется транспортное средство марки Hyundai Solaris, регистрационный номерной знак А 123 ВС, технический паспорт № 123456 серии 11 11, принадлежащее мне на праве собственности, что подтверждается паспортом транспортного средства.

Читайте так же:
Как называется машина которая откачивает канализацию

На основании ст. 188 Трудового кодекса Российской Федерации, прошу выплатить компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях за период с 02.03.2019 по 31.03.2019 в размере 5000 (пяти тысяч) рублей и возместить расходы, понесенные в связи с эксплуатацией личного автомобиля в служебных целях, в виде расходов на покупку ГСМ в размере 10 000 (десяти тысяч) рублей.

  1. Документы, подтверждающие размер понесенных расходов.
  2. Документы, подтверждающие использование автомобиля в служебных целях, в том числе путевые листы.
  3. Копии правоустанавливающих документов на автомобиль, ПТС.

2 апреля 2020 г.

Полетаев / Полетаев С.В./

Заявление от работника вкупе с отчетом о поездках, совершенных в прошлом месяце, и чеками станет основанием для издания приказа о компенсации расходов. Составляйте его, используя внутренние требования к такого рода документации.

Общество с ограниченной ответственностью «Пион»

г. Санкт-Петербург 03.04.2019 № 08

О возмещении расходов, связанных с использованием личного автомобиля в служебных целях

На основании ст. 188 Трудового кодекса РФ,

П Р И К А З Ы В А Ю:

Выплатить менеджеру по рекламе Полетаеву С.В.:

  • компенсацию за использование личного транспортного средства в служебных целях в размере 5000 (пяти тысяч) рублей за март 2020 г.;
  • расходы на приобретение ГСМ, согласно нормам расхода топлива (распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р), на основании предоставленных чеков ККТ АЗС и путевых листов.

Основание: дополнительное соглашение от 28.01.2019 № 1 к трудовому договору от 11.11.2019 № 259, заявление Полетаева С.В.

Генеральный директор Воронов Воронов А.В.

С приказом ознакомлены:

главный бухгалтерСмирноваСмирнова В.Ф.
менеджер по рекламеПолетаевПолетаев С.В.

Бухгалтерский и налоговый учет

Издержки на ГСМ относятся к производственным, общехозяйственным или коммерческим затратам организации в зависимости от вида трудовой деятельности сотрудника, поэтому компенсация ГСМ — это работа и обязанность сотрудников бухгалтерии. Расходы они признают полностью и отражают проводками.

Компенсация начислена и учтена в расходах

Выплачено возмещение издержек

В налоговом учете этот вид возмещения тоже признается в расходах, но в пределах норм пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Нормы прописаны в постановлении правительства РФ от 08.02.2002 № 92 и составляют для легковых автомобилей в месяц:

  • с объемом двигателя до 2000 см³ — 1200 руб.;
  • свыше 2000 см³ — 1500 руб.

В эту сумму включаются расходы и на покупку ГСМ, и на ремонт, и компенсационные выплаты. Все остальные издержки не принимаются при расчете налога на прибыль. Если для компании важно учесть затраты при исчислении налога на прибыль полностью, рекомендуем заключить договор аренды транспортного средства.

НДФЛ и взносы в фонды с компенсации

Ни страховыми взносами, ни НДФЛ компенсация ГСМ не облагается.

Минфин в письме от 30.04.2015 № 03-04-05/25434 разъясняет, что в главе 23 НК РФ нет положений о нормировании компенсаций за использование личного транспорта. По п. 3 ст. 217, такая выплата в полном объеме не облагается НДФЛ.

Хотя возмещение расходов на ГСМ в зарплате сотрудников учитывают, эту сумму не облагают страховыми взносами. Такая норма прописана в пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ.

Горюче смазочные материалы (ГСМ)

За такой аббревиатурой скрывается довольно простое объяснение: горюче-смазочные материалы – категория продуктов переработки нефти, необходимых для обслуживания всех видов транспорта. Видами ГСМ являются в первую очередь все разновидности топлива, также в группу входят многочисленные смазки и масла для деталей двигателей внутреннего сгорания, других узлов авто и прочих средств передвижения. Третья категория – тормозные и охлаждающие жидкости.

Читайте так же:
Что такое интеркулер на дизеле

Относительно последней группы возникают некоторые споры, поскольку все предыдущие виды горюче-смазочных материалов всё же производятся из нефти, а к примеру антифризы – продукт на основе спиртовых соединений и воды. Однако для удобства автовладельцев любые антифризы и подобные соединения, причисляют к горюче-смазочным материалам, несмотря на возражения официальных классификаторов.

Учитывать и классифицировать горюче смазочные материалы – удел регистрационных и учётных органов, а пользуются ГСМ живые люди. Несмотря на некоторые расхождения в определениях, не рассказать о полезных и эффективных составах только потому, что они официально не относятся к описываемой группе, было бы совершенно несправедливо.

Топливо, как основной вид ГСМ

Бензин, дизель, виды сжиженного нефтяного газа (пропан, бутан) – основная и самая большая группа. К слову, керосин тоже относится к ГСМ, поскольку является компонентом разных типов топлива, сырьём в нефтеперерабатывающих процессах. Характеристики выбора разных видов топлива хорошо известны: это быстрая воспламеняемость или устойчивость к детонации, температурным условиям, достаточное цетановое или октановое число, наличие разумного объёма присадок, обеспечивающих двигателю стабильность и ровный ход.

Не стоит забывать и о мазуте: непосредственно для транспортных средств и двигателей внутреннего сгорания такой состав не применяется, но всё же является топливом, произведенным из нефти. Мазут активно используется в котельных и печных отопительных установках, теплогенераторах.

Смазывающие составы

Это различные масла, специальные пластичные (они же консистентные) смазки – также продукты нефтепереработки, относящиеся к ГСМ. Выпускаются всегда с дополнительными присадками, а наибольшее распространение имеют следующие составы:

Виды масел – трансмиссионное, трансформаторное, редукторное, гипоидное, а наивысшая популярность, конечно же, принадлежит моторному;

Виды смазок – литиевая, графитовая, ШРБ-4, молибденовая, высокотемпературная, НК-50, №158, ВНИИП 232, синие смазки, Литол, Циатим, медные и т.д.

Предназначены составы для самых разных целей: одни обеспечивают антикоррозионную защиту механизмов и уменьшают трение между деталями, другие улучшают топливо до оптимального качества, но большинство масляных добавок чаще всего универсальны и выполняют сразу несколько функций.

Стоит отдельно отметить состав смазок – в них, помимо базовой основы в виде масел и загустителя, присутствуют присадки. Такие средства, кроме того, что являются компонентами смазок, выпускаются отдельно и помогают достигать самых разных целей: улучшают адгезию или напротив, снижают трение, повышают октановое или цетановое число топлива, останавливают процессы окисления, облегчают работу двигателя при условиях высокого давления и т.д.

Тормозные и охлаждающие жидкости

Строго говоря, охлаждающие жидкости в категорию ГСМ действительно не входят, поскольку состав Тосола и любых других антифризов – это никак не продукт нефтепереработки, а производные спирта плюс вода. Этот параметр разъясняется в ГОСТ 28084-89 (СТ СЭВ 2130-80). Технически действительно нельзя классифицировать такие жидкости, как относящиеся к ГСМ. Но противостоять мнению владельцев транспортных средств не может ни одна номенклатура, поэтому народное мнение неумолимо: любые ОЖ и тормозные составы воспринимаются, как товар, что относится к ГСМ.

Охлаждающие жидкости

Летние – вода деионизированная или дистиллированная плюс пакет ингибиторов коррозии;

Зимние низкозамерзающие (антифризы)

G11 – недорогие виды антифризов с присадками против коррозии, пенистости;

G12 – средняя ценовая категория, для высоких оборотов двигателей, против антикоррозийные присадки;

G13 – пропиленгликолевые антифризы без токсичных добавок, высший класс эко-безопасности.

Тормозные жидкости

Относящиеся также условно к категории ГСМ, эти в идеале несжимаемые при нагреве и перегревании составы обеспечивают безопасность вождения через безотказную работу тормозной системы. От материала, используемого в производстве ТЖ зависит и её качество, и срок хранения. Различают минеральные, пропиленгликолевые и силиконовые тормозные жидкости, кроме того, в состав обязательно входят различного рода присадки и растворитель. Выбираются такие жидкости, как и любые другие горюче смазочные материалы, по типу тормозов – дисковые или барабанные, а также по назначению: на замену или на долив.

Читайте так же:
Гидромеханическая коробка передач что это такое

DOT-4 и DOT-5 на сегодняшний день являются наиболее востребованными составами, кроме того, применяются жидкости классов DOT-4/6 и DOT-5.1 для ABS, DOT-5 для спортивных авто.

В завершении обзора стоит напомнить, что самый простой способ выбрать любой вид ГСМ – посмотреть в паспорт транспортного средства: в нём всегда указаны рекомендации производителя.

Учет расхода топлива и ГСМ

Если вы решили открыть сервис по доставке цветов, подарков, службу такси или транспортную компанию, то вам нужно решить целый ряд организационных вопросов.

Один из них – учет горючих и смазочных материалов (ГСМ). От этого напрямую зависит доход предприятия.

Как оптимизировать расход топлива, чтобы выйти в плюс, читайте ниже.

Зачем нужен учет ГСМ

Главная проблема – хищения со стороны персонала. Ситуация, когда водители, менеджеры и диспетчеры «подрабатывают» на продаже слитого топлива, встречается сегодня в каждой третьей компании!

Установите контроль ГСМ на предприятии и проверьте, точно ли топливо «испаряется». Не исключено, что сотрудник работают сверхурочно, и расход топлива имеет объяснимые причины.

Обратите внимание на следующие подразделения:

  • бухгалтерия: уточните, сколько бензина расходуется в течение месяца. Сверьте показания на одометрах автомобилей и в бухгалтерских ведомостях. Нередко в учет вписываются данные с чеков, которые не имеют отношения к вашему предприятию. Выходит, что вы оплачиваете чужие расходы;
  • автопарк: если в конце дня у водителя остается топливо, то он обязан отчитаться об этом. Но так происходит не всегда. Некоторые водители «сливают» горючее. Они заправляют личный автомобиль. Используйте скрытые камеры, чтобы установить факт хищения. Введите правило: делать отчет в конце рабочего дня о наличии топлива в бензобаке;
  • менеджмент: этот отдел следит за тем, сколько выездов выполняет водитель. Он заполняет путевые листы после каждого рейса. Но бывает, что сотрудник по бумагам выходит на дополнительные задания, а по факту это поездка в личных целях.

Еще один способ обмануть руководство – «накрутить» одометр. А на разницу между фактическим и «накрученным» километражем топливо используется «для себя».

Как установить контроль над расходом топлива

Оставив все, как есть, вы обречете себя на значительные лишние расходы. Но есть несколько способов изменить ситуацию.

Прежде чем внедрить один из них, оцените:

  • масштабы компании;
  • принципы организации труда;
  • подход к контролю над расходом топлива.

Затем выбирайте подходящий вариант, с которым вы точно останетесь в выигрыше.

Первый метод – установка специального оборудования, фиксирующего передвижение транспорта. Это навигаторы с программами GPS или ГЛОНАСС. Они замеряют, сколько километров проехал автомобиль в течение дня, записывают его маршрут.

«Система контроля» монтируется в салоне авто. Отслеживать информацию о передвижении служебной машины можно по электронной карте.

Этот способ подойдет организациям, ограниченным в финансах. Вы потратитесь только на покупку навигатора.

Но учтите, что и у этого метода контроля ГСМ есть недостатки:

  1. ) Навигатор рассчитывает расход топлива по определенной формуле. И чаще всего она не включает в себя ни передвижение в пробках, ни прогрев машины. А на эти процедуры также требуется горючее;
  2. ) Она подходит только автомобилям. Установив навигатор на трактор или бетономешалку, вы получите недостоверные данные;
  3. ) Системы GPS и ГЛОНАСС могут отключаться на некоторых участках, где слабый сигнал. В итоге в маршруте возникают «пробелы».

Если вас не смущают подобные недочеты, тогда приобретайте навигатор и устанавливайте его на служебных автомобилях.

Читайте так же:
Что такое карбюраторный двигатель

Альтернатива – покупка оборудования, фиксирующего уровень бензина в баке при помощи штатных датчиков.

Затраты на установку изначально будут высокими, но зато вы точно будете знать, какой расход топлива у каждого сотрудника. На основе этих данных можно вывести норму по ГСМ. Этот метод подойдет для небольших организаций, имеющих собственный автопарк.

Третий способ – установка специального оборудования, включающего в себя датчики давления, температуры и расхода топлива.

Благодаря этим устройствам вы получите точные данные, причем в готовых графиках и диаграммах. На их основе можно формировать бюджет на покупку ГСМ на любой период времени с учетом:

  • количества машин;
  • трудовой нормы;
  • внеплановых выездов.

Их единственный недостаток – высокая цена. Но говорят, что они окупаются за три-четыре месяца и точно помогают оптимизировать бюджет на покупку ГСМ, устранить нелегальный расход топлива на предприятии.

Почему стоит внедрить систему контроля над расходом ГСМ

Если ваша цель – прибыль, тогда стоит внедрить программу контроля топлива как можно быстрее. Благодаря ней вы сможете:

  • сократить затраты на покупку бензина для служебного автопарка;
  • устранить воровство и любые предпосылки к нему;
  • пересмотреть график выездов или вызовов, чтобы оптимизировать расход ГСМ;
  • отменить рейсы, совершаемые без особой надобности;
  • получить данные о том, где находится автомобиль в данный момент;
  • сформировать подробный отчет о работе организации.

Используя эту информацию, вы не только сократите затраты, но и пересмотрите работу компании. Вы сделаете ее более результативной и прибыльной.

Но есть и плохие новости – будьте готовы к протесту. Такая ситуация может возмутить бухгалтеров, менеджеров, водителей. Причем даже тех, кто не был замешан в воровстве топлива или его списании.

Свыкнуться с новыми правилами работы всегда непросто. Для любого сотрудника нововведение – стресс, и первая реакция – протест. Но со временем специалисты поймут, зачем это было сделано, и согласятся, а недовольными останутся только те, кто потерял возможность красть.

С чего начать работу с системой контроля ГСМ

Первый шаг – навести порядок в бухгалтерии. Нужно понимать, какой объем топлива закупается каждый месяц и сколько ГСМ расходуется. Проверить эту информацию легче по расчетным ведомостям.

Чтобы ускорить этот процесс, можно вносить данные, полученные с навигатора, в систему бухгалтерского учета 1С.

Сделав это, вы решите ряд важных задач:

  • введете новые правила списания – после получения фактических показателей;
  • сравните информацию о плане работ, расходах ГСМ, передвижении автомобиля за разные периоды времени;
  • зафиксируете остатки топлива после рабочей смены на основе информации о километраже на одометре;
  • получите учет выполненной работы всех сотрудников предприятия.

Чтобы эта система «заработала», необходимы два условия: 1) достоверная информация; 2) своевременные отчеты о расходе топлива в течение дня, недели, месяца.

Следующий шаг – подготовка пакета документов, подтверждающего, что компания занимается транспортировкой товара или перевозкой людей. В пакет входят и путевые листы, и товарные чеки, и накладные.

В этом пункте есть важный момент. В документах нужно указывать марку автомобиля, год выпуска, пробег, расход топлива на 100 км. От этого зависит расчет ГСМ.

Например, авто 2006-го года выпуска с неисправным двигателем будет потреблять больше топлива, чем иномарка 2019-го. Модели нового поколения имеют более экономный расход топлива.

Примите во внимание и технические параметры транспортного средства, от которых зависит, какой объем горючего необходим для выезда.

Что касается того, куда вписывать расходы на покупку топлива, то эти данные фиксируются в:

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector