0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Какой срок хранения у путевых листов (нюансы)

Какой срок хранения у путевых листов (нюансы)?

Путевой лист — это формуляр, подтверждающий право водителя использовать транспортное средство и служащий для учета и контроля работы транспортного средства и водителя. Согласно п. 2 ст. 6 закона «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» от 08.11.2007 № 259-ФЗ без оформления путевого листа запрещается использовать транспортное средство.

Форма путевого листа утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, однако она не является обязательной (см. информацию Минфина России от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012). Начиная с 01.01.2013 налогоплательщики вправе разрабатывать свою форму путевого листа в соответствии с требованиями ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, а также при условии отражения в этом документе реквизитов, установленных приказом Минтранса РФ от 11.09.2020 № 368, к которым относят:

  • наименование и номер путевого листа;
  • срок действия;
  • сведения о собственнике транспортного средства, а именно: данные о названии, адресе, номере телефона и ОГРН;
  • сведения о транспортном средстве, включая дату и время предрейсового (или предсменного) техосмотра;
  • сведения о водителе;
  • сведения о перевозке.

Приказ Минтранса № 368 вступил в силу с 01.01.2021. А с 01.09.2021 путевые листы заполняются с учетом новых правил технического контроля автомобилей, утв. приказом Минтранса от 15.01.2021 № 9. Подробнее см. здесь.

Ранее обязательные реквизиты путевого листа были закреплены в приказе от 18.09.2008 № 152.

О последних требованиях к обязательным реквизитам путевых листов узнайте в КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в обзорный материал, чтобы узнать все подробности нововведений.

У налогоплательщиков, не относящихся к категории автотранспортных предприятий, путевой лист оформляется на каждый день либо на иной срок, не превышающий 1 месяца (см. также письмо Минфина РФ от 30.11.2012 № 03-03-07/51). Автотранспортные предприятия обязаны оформлять путевой лист ежедневно, исключением в данном случае является командировка.

Срок хранения путевого листа

На сегодняшний день срок хранения путевого листа установлен приказом Росархива РФ от 20.12.2019 № 236.

ВНИМАНИЕ! До 18 февраля 2020 года срок хранения документов был регламентирован приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. В связи с вступлением в силу приказа Росархива №236 с этой даты приказ Минкультуры утратил силу. Подробности см. здесь.

В приказе Минтранса РФ четко установлено, что путевой лист должен храниться не менее 5 лет (п. 18), то есть по желанию организации этот срок может быть увеличен. И если с первым приказом все предельно ясно и просто, то с приказом Росархива дела обстоят иначе.

Во-первых, в нем оговаривается, что срок хранения для путевого листа составляет 5 лет, при условии проведения проверки или ревизии контролирующим органом в течение этого периода (ст. 842 перечня документов). Исходя из этого, можно сделать вывод, что если в течение 5 лет проверка не проводилась, то списывать путевые листы организация не вправе. Во-вторых, в приказе Росархива оговаривается, что если путевой лист является единственным документом, подтверждающим вредность, опасность, тяжесть труда, то срок его хранения возрастает до 75 лет.

С 18.02.2020 действует Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236, которым утвержден Перечень архивных документов. О правилах организации архивного дела, узнайте в статье от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Читайте так же:
Как насосать на машину

В связи с тем, что путевой лист относится к первичным документам, срок его хранения также регламентируют:

  • Налоговый кодекс РФ, а именно подп. 5 п. 3 ст. 24;
  • закон «№ 402-ФЗ, а именно ст. 29.

В Налоговом кодексе говорится о сроке хранения не менее 4 лет, а по закону о бухучете, так же как и по приказу Минтранса РФ, срок хранения путевого листа составляет не менее 5 лет.

Итоги

Минимальный срок хранения путевого листа в организации составляет 5 лет, однако не стоит забывать, что существуют некоторые ситуации, когда срок хранения путевого листа существенно продлевается.

ПУТЕВЫЕ ЛИСТЫ И УЧЕТ РАБОТЫ МАШИНЫ

Путевой лист (для ВС РФ), ОшибкаОткрыть документ и скачать его является основанием для командира подразделения, старшего машины и водителя на. выполнение задания, а также списания в расход и определения экономии (перерасхода) горючего и смазочных материалов.

Бланки путевых листов являются документами строгой отчетности, выдаются со склада в автомобильную службу (техническую часть) воинской части по накладным. Полученные путевые листы в автомобильной службе (технической части) воинской части пронумеровываются на текущий год и до их выдачи в установленном порядке регистрируются в финансовом органе воинской части.

Выдача путевых листов автомобильной службой (технической частью) производится по журналу учета движения путевых листов. ОшибкаОткрыть документ и скачать его

&Пояснения по заполнений путевого листа

1. При использовании машин за плату на лицевой стороне в верхней части путевого листа делается отметка "За плату", при использовании по планам централизованных перевозок — отметка "Центрподвоз".

2. В графе "Наличие перед выездом", раздела I путевого листа указывается количество горючего из графы "Наличие при постановке на стоянку" предыдущего путевого листа на данную машину или из книги учета работы машин, расхода горючего и смазочных материалов. В графе "Получено" раздела I путевого листа количество полученного горючего (масла) подтверждается подписью лица, производившего заправку машины, с указанием даты. При расходе машиной нескольких сортов горючего каждый из них записывается отдельной строкой.

3. В путевых листах специальных машин в разделе II записываются:

  • в графе 11 — наименование работы (отрыто траншей, произведено выкладок и т.п.);
  • в графе 12 — количество выполненной работы в принятых единицах измерения;
  • в графе 16 — продолжительность работы специального оборудования.

4. Выполненная работа за каждую ездку определяется умножением показателей: фактическая (графа 14) — графы 6 на графу 12, возможная (графа 15) — графы 4 на графу 5.

При определении работы автомобиля (автопоезда) при централизованном подвозе (две и более ездки с грузом, следующие одна за другой) данные в графах 5, 6, 9, 10, 14 и 15 суммируются, а в графах 12 и 13 итоговой строки проставляется количество груза, перевезенного при совершении ездки с максимальной загрузкой.

Использованные и полностью оформленные путевые листы автомобильной службой (технической частью) воинской части ежемесячно сдаются в финансовый орган воинской части, о чем в журнале учета движения путевых листов делаются соответствующие записи.

Испорченные бланки путевых листов погашаются и хранятся наравне с использованными путевыми листами.

Хранение, проверка использованных и полностью оформленных путевых листов осуществляются в финансовом органе воинской части в соответствии с правилами организации государственного архивного дела. При этом путевые листы со штампом, "За плату" хранятся совместно, с товарно-транспортными документами, дающими возможность их одновременной проверки.

Читайте так же:
Как бурят нефтяные скважины

Уничтожение использованных путевых листов производится в установленном порядке по истечении одного года после завершения проверки (ревизии), за исключением путевых листов со штампом "За плату". Путевые листы со штампом "За плату" хранятся в течение пяти лет в установленном порядке при условии завершения проверки (ревизии).

Путевой лист выписывается на одни сутки, а при направлении машин на боевое дежурство, учение или в длительную командировку — на срок выполнения задания, но не более чем на 10 суток.

В целях уточнения выполняемого заданиями определения конкретных маршрутов движения (перемещения) на машине водителю и старшему машины автомобильной службой (технической частью) воинской части дополнительно к путевому листу выписывается маршрутный лист автомобиля. ОшибкаОткрыть документ и скачать его

Маршрутный лист подписывается заместителем командира воинской части по вооружению (начальником автомобильной службы воинской части), заверяется гербовой мастичной печатью и вместе с путевым листом выдается командиру подразделения (водителю) под расписку в корешке маршрутного листа. Водителю и старшему машины запрещается отклоняться от маршрута, определенного в маршрутном листе автомобиля.

Маршрутный лист не выписывается на легковые автомобили, обеспечивающие служебную деятельность должностных лиц воинской части, машины дежурных сил, оперативных служб и дежурных средств.

Использованные и полностью оформленные маршрутные листы хранятся в автомобильной службе (технической части) и уничтожаются с составлением акта после проверки внутренней проверочной комиссией, назначенной командиром воинской части, за квартал, предшествующий истекшему.

На случай выхода воинской части по тревоге путевые листы на машины выписываются и выдаются командиру подразделения заблаговременно. Порядок хранения и выдачи путевых листов водителям (механикам-водителям) определяет командир воинской части в приказе на период обучения. Маршрутные листы при этом не оформляются.

Командир (старший, техник, техник) подразделения проверяет правильность оформления путевого листа и заверяет результаты проверки своей подписью.

Из путевого листа данные о работе машины, расходе горючего и смазочных материалов заносятся в книгу учета работы машин, расхода горючего и смазочных материалов. ОшибкаОткрыть документ и скачать его

Книга учета работы машин, расхода горючего и смазочных материалов ведется в подразделении.

После внесения данных в книгу учета работы машин, расхода горючего и смазочных материалов, но не реже одного раза в неделю, полностью оформленные путевые листы вместе с маршрутными листами сдаются в автомобильную службу (техническую часть) воинской части.

Где хранятся путевые листы

Дата публикации 15.03.2021

Путевой лист – это первичный документ для учета и контроля работы транспортного средства (далее – ТС) и водителя в организациях и у предпринимателей, деятельность которых связана с автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом. Такой вывод следует из ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» (далее – Устав автомобильного транспорта) и ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Утвержденной формы путевого листа нет. Организации и ИП должны самостоятельно разработать форму путевого листа, предусмотрев в ней обязательные реквизиты, которые перечислены в приказе Минтранса от 11.09.2020 № 368 (далее – Приказ № 368). На это указал Минтранс России в письме от 15.01.2021 № ДЗ-66-ПГ. Утвердивший обязательные реквизиты путевого листа приказ вступил в силу и применяется с 01.01.2021. До этой даты действовал приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152. Что изменилось в оформлении путевых листов в 2021 году, читайте здесь.

Читайте так же:
Актуатор что это такое

Путевой лист следует заполнять на любое ТС, которое используется организацией или предпринимателем. Это следует делать, даже если в ТС только один водитель, а грузы или пассажиры не перевозятся (п. 8 Приказа № 368). Путевой лист должен быть оформлен не только при оказании услуг с использованием транспорта (например, по договору перевозки), но и в случаях, когда транспорт используется для собственных (служебных, хозяйственных) нужд организации или ИП. Несмотря на это, п. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта по-прежнему запрещает перевозки без путевого листа только транспорту, который перевозит грузы или пассажиров. Таким образом, между Приказом № 368 и законом есть противоречие. Вероятно, оно будет устранено в будущем.

Порядок оформления и содержание путевого листа

Путевой лист оформляется уполномоченным работником организации или предпринимателя либо самим предпринимателем и выдается водителю ТС в поездку.

Перечисленные ниже обязательные реквизиты путевого листа не противоречат обязательным реквизитам первичного учетного документа, которые содержатся в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты (п. 1 – 7 Приказа № 368):

  • наименование и номер путевого листа;
  • сведения о сроке действия путевого листа;
  • сведения о собственнике (владельце) ТС;
  • сведения о ТС;
  • сведения о водителе;
  • сведения о перевозке.

Рассмотрим эти реквизиты подробнее.

Наименование и номер путевого листа

В шапке путевого листа следует указать его наименование и тип транспортного средства (например, «Путевой лист легкового автомобиля»), а также порядковый номер в соответствии с внутренней нумерацией документов, установленной в организации или у предпринимателя (п. 11 приказа № 368).

Сведения о сроке действия путевого листа

Здесь необходимо указать дату (число, месяц, год), когда путевой лист может быть использован (например, 25.07.2021). При этом:

  • при оформлении путевого листа на один день указывается дата (число, месяц, год) использования путевого листа (например, 25.07.2021);
  • при оформлении путевого листа более чем на один день указываются даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован (например, с 14.05.2021 по 24.05.2021).

Максимальный срок действия путевого листа не ограничен. При его оформлении следует соблюдать ряд правил:

  • оформлять путевой лист следует (п. 9 Приказа № 368):
    • если длительность рейса водителя ТС превышает продолжительность его смены (рабочего дня) – до начала выполнения рейса;
    • если в течение смены (рабочего дня) водитель ТС совершает один или несколько рейсов – до начала первого (или единственного) рейса;
    Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства

    Заполнение этого реквизита зависит от того, кем оформляется путевой лист – организацией или предпринимателем.

    В случае с ЮЛ указываются: наименование организации, организационно-правовая форма, местонахождение, номер телефона, ОГРН (например, ООО «Омега», общество с ограниченной ответственностью «Омега»), г. Краснодар, ул. Новая, д. 77, +7(425)880-09-13, ОГРН 9800807878).

    В случае с ИП указываются: Ф. И. О. предпринимателя, почтовый адрес, номер телефона, ОГРН ИП (например, ИП Семенов Виктор Николаевич, г. Смоленск, ул. Спортивная, д. 18, кв. 22, +7(269)555-12-15, ОРГН ИП 098098098).

    Сведения о транспортном средстве

    В этом реквизите необходимо указать исчерпывающую информацию о ТС, на которое оформлен путевой лист:

    • тип ТС, его марку и модель, а также марку и модель прицепа (полуприцепа), если он используется (например, легковой автомобиль Kia Cerato, прицеп «Бизнес Экспедиция» легковой);
    • государственный регистрационный номер ТС и прицепа (полуприцепа), если он используется, либо регистрационный и/или инвентарный номер троллейбуса или трамвая;
    • дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС (если законом предусмотрена обязательность проведения таких проверок);
    • дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выпуска ТС на линию и его возвращения

    Они проставляются должностным лицом, ответственным за техническое состояние и эксплуатацию ТС. В случае успешного прохождения осмотра в путевом листе проставляется отметка «выпуск на линию разрешен», а также подпись, фамилия и инициалы указанного лица, показания одометра (полные километры пробега) при выезде ТС с парковки (парковочного места), а также при заезде на парковку по окончании смены (рабочего дня).

    Даты, время и показания одометра при выезде ТС с парковки и его заезде на парковку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителем ЮЛ или ИП, а также заверяются их подписями с указанием фамилий и инициалов (п. 12 Приказа № 368). Если предприниматель совмещает обязанности водителя, даты, время и показания одометра при выезде ТС с парковки и его заезде на парковку проставляются им самостоятельно (п. 13 Приказа № 368).

    Если на одно ТС оформляется несколько путевых листов для нескольких водителей, дата, время и показания одометра при выезде ТС с парковки проставляются в путевом листе водителя, который первым выезжает с парковки. Эти же показания на момент заезда на парковку отражаются в путевом листе водителя, который последним заезжает на парковку (п. 14 Приказа № 368).

    Сведения о водителе

    В этом реквизите путевого листа необходимо указать:

    • Ф. И. О. водителя;
    • дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя (если проведение таких медосмотров обязательно в силу закона).

    Проставляя в путевом листе отметки о прохождении водителями медосмотров, следует учитывать, что даты и время предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя проставляются медицинским работником, который проводит соответствующий осмотр, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов (п. 15 Приказа № 368). При этом:

    • после предрейсового медосмотра проставляется отметка «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»;
    • после послерейсового медосмотра проставляется отметка «прошел послерейсовый медицинский осмотр».

    Подробнее о проведении медицинских осмотров работников читайте здесь.

    Сведения о перевозке

    Здесь приводится информация о видах сообщения (городское, пригородное, междугороднее или международное), а также о видах перевозок пассажиров или багажа (регулярные перевозки, перевозки по заказам или перевозки легковыми такси) (ст. 4, 5 Устава автомобильного транспорта).

    Дополнительная информация

    В путевом листе можно указать дополнительные реквизиты с учетом особенностей деятельности организации или предпринимателя, связанной с эксплуатацией ТС.

    В качестве образца для создания путевого листа можно использовать типовую форму № 3, утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, либо разработать форму самостоятельно.

    Учет и хранение путевых листов

    Оформленные путевые листы необходимо регистрировать в журнале регистрации путевых листов (далее – журнал). Такой журнал можно вести как в бумажном, так и в электронном виде. Если журнал ведется на бумаге, его страница должны быть пронумерованы и прошнурованы. Если журнал ведется в электронном виде, следует обеспечить возможность его печати на бумаге при необходимости (п. 17 Приказа № 368).

    Еще один важный момент. Если журнал ведется в электронной форме, то все внесенные в него сведения должны быть заверены усиленной квалифицированной подписью (п. 18 Приказа № 368).

    Примерная форма журнала учета движения путевых листов утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Применять эту форму необязательно, однако ее можно взять за основу при составлении собственной формы журнала.

    Оформленные путевые листы следует хранить в течение 5 лет (п. 553 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

    «О порядке использования автомобильной техники в Вооруженных Силах Российской Федерации в мирное время»

    21. Путевой лист является основанием для командира подразделения, старшего машины и водителя на. выполнение задания, а также списания в расход и определения экономии (перерасхода) горючего и смазочных материалов.
    Учет использования легковых автомобилей воинских частей, обеспечивающих деятельность главного командования вида Вооруженных Сил, военного округа, флота; рода войск Вооруженных Сил, ведется в путевых листах по форме согласно приложению N 8 к настоящему Руководству.
    Учет использования автомобильной техники воинских частей ведется в путевых листах по форме согласно приложению N 9 к настоящему Руководству.
    При осуществлении перевозок грузов и пассажиров за плату на лицевой стороне путевого листа в правом верхнем углу ставится штамп «За плату», а при осуществлении централизованных перевозок материальных средств — штамп «Центроподвоз».
    22. Бланки путевых листов являются документами строгой отчетности, выдаются со склада в автомобильную службу (техническую часть) воинской части по накладным. Полученные путевые листы в автомобильной службе (технической части) воинской части пронумеровываются на текущий год и до их выдачи в установленном порядке регистрируются в финансовом органе воинской части. Выдача путевых листов автомобильной службой (технической частью) производится по журналу учета движения путевых листов (приложение N 10 к настоящему Руководству).
    Использованные и полностью оформленные путевые листы автомобильной службой (технической частью) воинской части ежемесячно сдаются в финансовый орган воинской части, о чем в журнале учета движения путевых листов делаются соответствующие записи.
    Испорченные бланки путевых листов погашаются и хранятся наравне с использованными путевыми листами.
    Хранение, проверка использованных и полностью оформленных путевых листов осуществляются в финансовом органе воинской части в соответствии с правилами организации государственного архивного дела. При этом путевые листы со штампом, «За плату» хранятся совместно, с товарно-транспортными документами, дающими возможность их одновременной проверки.
    Уничтожение использованных путевых листов производится в установленном порядке по истечении одного года после завершения проверки (ревизии), за исключением путевых листов со штампом «За плату». Путевые листы со штампом «За плату» хранятся в течение пяти лет в установленном порядке при условии завершения проверки (ревизии).
    23. Путевой лист выписывается в автомобильной службе (технической части) воинской части на основании утвержденного наряда на использование машин, подписывается заместителем командира воинской части по вооружению (начальником автомобильной службы воинской части) и заверяется гербовой мастичной печатью воинской части.
    В воинских частях, в которых должность заместителя командира воинской части по вооружению (начальника автомобильной службы воинской части) штатом не предусмотрена; путевые листы выписываются в порядке, определяемом командиром воинской части.

    голоса
    Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector